Организация анализа эффективности процесса документирования на предприятии

Организация анализа эффективности процесса документирования на предприятии

Организация анализа эффективности процесса документирования на предприятии

Организация анализа эффективности процесса документирования на предприятии

На сегодня возникает все больше научных дискуссий по поводу оперативности отображения тех или иных фактов хозяйственной жизни, их отражение в условиях компьютеризированного бухгалтерского учета. все большей актуальность приобретают вопросы повышения эффективности и качества организации процесса документирования, о чем свидетельствует значительное количество разработанного программного обеспечения (например, «FossDoc», «DocsVision», «MEDoc», «DocFlow» и др.).

В мировой практике для управления документооборотом на предприятии и управлением информацией используют ЕСМ- системы. По данным Gartner с сентября 2013 года, мировой рынок ЕСМ продолжает демонстрировать стабильный рост. В 2012 году он вырос на 7,2% до 4,7 млрд. Долл., Мировой объем рынка платформ ЕСМ вырос относительно 2010 года на 11,1% и составил 4,3 млрд. Долл. [1]. Приведенные статистические данные актуализируют необходимость исследования вопросов определения эффективности деятельности предприятия и отдельных ее участков, в частности, бизнес-процесса «бухгалтерское документирования».

Осуществление анализа эффективности процесса документирования является обязательным и одним из важнейших стадий жизненного цикла управления процессом документирования.

Читайте также  Оффшоры и налоги

Прежде чем осуществлять любой анализ, в том числе и анализ эффективности процесса документирования, следует определить его цели, задачи и объекты. Основной целью проведения экономического анализа процесса документирования считаем определение его оптимального состояния предприятия.

Задачами анализа процесса документирования является:

— повышение эффективности труда его участников;
— сокращение лишних затрат времени на обработку документов;
— обеспечение четкой и оптимальной маршрутизации первичных документов и их хранение;
— организация защиты информации.

Объектами анализа в соответствии с поставленной цели и задач анализа процесса документирования является:

— содержательное и формальное наполнение документов;
— маршруты движения документов (алгоритмы) стадии документооборота;
— время обработки документов;
— использования трудовых, материальных (нематериальных) ресурсов.

Определение эффективности процесса документирования следует начинать с описания существующего на предприятии документооборота, а именно, построения его схемы. Это позволит осуществлять анализ эффективности по этапам бизнес-процесса, его участниками и их действиями.

Основными стадиями осуществления анализа эффективности процесса документирования на предприятии определены:

1) подготовительный — мониторинг и оценка (применение ряда методов анализа, основанные на субъективных оценках, в дальнейшем позволит выявлять причины недостатков в организации процесса документирования на предприятии);

Читайте также  Бенчмаркинг как инструмент совершенствования бизнес процесса

2) основной — анализ (в работе предложено рассчитывать абсолютные показатели эффективности процесса документирования. А именно, показатели использования рабочего времени участниками процесса документирования, показатели своевременности ввода данных из первичных документов в систему бухгалтерского учета. Соответственно в работе предложено графики использования рабочего времени по обработке документов бухгалтерского учета. А также предложено форму OLAP-анализа для системного видения ситуации по использованию времени на обработку бухгалтерских документов руководством предприятия; показатели стоимости и технические показатели. А также относительные показатели (для сравнения плана и факта показателей стоимости и технических показателей, а также их удельного веса в процессе документирования)

3) заключительный — оптимизация (предусматривает устранение выявленных в ходе подготовительного и основного этапов анализа процесса документирования недостатков, и в целом его усовершенствования).

Похожее ...